Bijna 700 freelancers, twee administratieve hoofdpijndossiers

Stichting Kunstzinnige Vorming Rotterdam (SKVR) brengt jaarlijks bijna 100.000 Rotterdammers in aanraking met kunst en cultuur. Op scholen en in de wijk, via die groep van bijna 700 freelancers. Die diversiteit is de kracht van SKVR, maar legt ook druk op de administratie.

Twee vragen hielden de organisatie bezig. Hoe weet je zeker dat elke docent de juiste kwalificaties heeft en dat documenten zoals een VOG op tijd vernieuwd worden? En hoe koppel je de juiste docent aan de juiste activiteit, inclusief correcte urenregistratie en facturatie achteraf?

Eén applicatie voor de hele keten: van registratie tot factuur

Solvy ontwikkelde een HR-applicatie die registratie, documentbeheer, opdrachttoewijzing, urenregistratie en facturatie in één systeem brengt. Twee interfaces bedienen twee gebruikersgroepen: de backoffice werkt in een uitgebreid desktop-dashboard, docenten gebruiken een compacte mobiele app.

Backofficemedewerkers hebben overzicht nodig over honderden docenten tegelijk. Docenten willen op locatie, tussen twee lessen door, hun uren invoeren en een factuur versturen. Eén interface voor beide groepen zou voor geen van beide goed werken.

Hoe de Docenten App in de praktijk werkt

De applicatie (intern 'Docenten App' genoemd) doorloopt zes stappen, van eerste registratie tot verstuurde factuur:

1. Registratie
   Een docent krijgt een persoonlijk profiel en toegang tot de app.
2. Documentbeheer
   De docent vult het profiel aan en uploadt vereiste documenten, zoals een VOG. Documenten met een vervaldatum worden geregistreerd; de app stuurt automatisch een melding wanneer een document vernieuwd moet worden. Gevoelige documenten worden opgeslagen conform ISO 27001:2022.
3. Opdrachttoewijzing
   De backoffice maakt een activiteit aan en selecteert geschikte docenten op basis van hun profiel en kwalificaties.
4. Acceptatie
   De docent ontvangt een pushnotificatie en kan de opdracht direct accepteren of afwijzen.
5. Urenregistratie
   Tijdens de opdracht registreert de docent gewerkte uren en eventuele onkosten via de mobiele app.
6. Facturatie
   Met één druk op de knop maakt de docent een factuur aan en verstuurt deze binnen de app naar SKVR.

Waarom docenten een eigen mobiele app kregen

De desktop-applicatie werkte goed voor de backoffice. Docenten werkten daar ook in, maar niet graag: tussen twee lessen door een laptop openklappen om uren te registreren is onpraktisch. De behoefte aan een mobiele app lag voor de hand.

In de mobiele versie accepteren docenten opdrachten, registreren ze uren en versturen ze facturen vanaf elke locatie. Nieuwe opdracht? Een pushnotificatie. Actie vereist? Weer een pushnotificatie. De backoffice hoeft docenten niet meer handmatig te herinneren.

Wat de app oplevert voor SKVR

De applicatie wordt dagelijks gebruikt door de backoffice en door de docenten. Registratie, urenregistratie en facturatie verlopen via dezelfde stappen, ongeacht de discipline of het type opdracht. Dat betekent meer tijd voor de kerntaak van SKVR: kunst en cultuur toegankelijk maken voor alle Rotterdammers.