Een administratieve uitdaging

Deze diversiteit aan activiteiten en mensen brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee op het gebied van HR en administratie. Hoe zorg je ervoor dat docenten over de juiste kwalificaties beschikken en deze up-to-date blijven? Hoe koppel je de juiste docent aan een activiteit? En hoe zorg je voor een eenvoudige en correcte registratie en facturatie?

De oplossing: Solvy's HR administratie applicatie

Solvy ontwikkelde een HR-administratie applicatie die de gehele workflow stroomlijnt, zowel voor de organisatie als voor de docenten.

De docenten app

Inmiddels is de applicatie, omgedoopt tot ‘Docenten App’, onmisbaar binnen de organisatie van SKVR. De applicatie neemt dagelijks administratief werk uit handen van zowel backofficemedewerkers als docenten. Terwijl de backoffice werkt met een uitgebreide desktopversie, gebruiken docenten een compacte, snelle mobiele app.

Een gestroomlijnd proces

Ondanks de grote diversiteit aan projecten zorgt de Docenten App ervoor dat het proces altijd op de juiste manier en volgens dezelfde stappen wordt doorlopen.
 

1. Registratie van een docent
   Een docent wordt geregistreerd met een persoonlijk profiel en krijgt toegang tot de applicatie.
    
2. Toevoegen van informatie
   De docent ontvangt een uitnodiging om het profiel verder aan te vullen. Vereiste documenten, zoals een VOG, kunnen direct worden geüpload. Documenten met een geldigheid worden na verificatie geregistreerd, zodat belanghebbenden automatisch meldingen ontvangen wanneer een document vernieuwd moet worden.
    
3. Aanmaken van een opdracht
   Nieuwe projecten of activiteiten worden door een backofficemedewerker aangemaakt. Potentiële docenten worden geselecteerd op basis van hun profiel en krijgen een opdracht toegewezen.
    
4. Accepteren of afwijzen
   De docent ontvangt een pushnotificatie en kan de opdracht direct accepteren.
    
5. Registratie van uren en kosten
   Docenten registreren gewerkte uren en eventuele onkosten direct via de mobiele app tijdens de opdracht.
    
6. Facturatie
   Met één druk op de knop creëert de docent een factuur en verstuurt deze binnen de applicatie naar SKVR.

De mobiele app

Na de succesvolle ingebruikname van de applicatie gingen we samen met SKVR op zoek naar ‘the next step’. Hoe kunnen we nog meer waarde en gebruiksvriendelijkheid toevoegen? Al snel bleek de behoefte aan een mobiele app voor docenten. Terwijl backofficemedewerkers hun taken op een desktop uitvoeren, hebben docenten baat bij een mobiele oplossing. Met de ontwikkeling van de mobiele app kunnen docenten op elke locatie opdrachten accepteren, uren registreren en factureren.

De mobiele app biedt ook een extra communicatiemiddel. Via pushnotificaties worden docenten direct op de hoogte gesteld van nieuwe opdrachten of uit te voeren acties. Dit zorgt voor een betere zichtbaarheid van belangrijke acties en maakt handmatige herinneringen overbodig.

Resultaat

Dankzij de HR-administratie applicatie hebben we SKVR geholpen bij het stroomlijnen van een van de belangrijkste processen binnen de organisatie. Ondanks de grote hoeveelheid aan diverse disciplines, docenten en deelnemers, werkt de applicatie voor iedereen. Het stelt zowel backofficemedewerkers als docenten in staat om administratieve taken snel, gemakkelijk en eenduidig uit te voeren, zodat elke medewerker zoveel mogelijk tijd kan besteden aan waar SKVR echt voor staat: het beschikbaar maken van kunst- en cultuurbeoefening voor iedereen.