Huis73 is een dynamische culturele instelling die zich inzet voor kennisdeling, talentontwikkeling en het stimuleren van lezen, leren, creativiteit en burgerschap. Als bibliotheek en aanbieder van een breed scala aan cursussen, workshops en culturele evenementen, speelt Huis73 een cruciale rol in de regio ’s-Hertogenbosch.
Uitdaging
De veelzijdigheid van Huis73 brengt uitdagingen met zich mee op het gebied van interne en externe processtromen. Het beheren van uiteenlopende activiteiten, klantgegevens, inschrijvingen en financiële transacties werd door verschillende afdelingen op een eigen manier en met behulp van verschillende systemen gedaan. Om dit allemaal samen te brengen, moest er een efficiënte en geïntegreerde oplossing komen. Een oplossing waarmee de gehele organisatie uit de voeten zou kunnen en de verschillende diensten en platforms met elkaar verbonden konden worden.
De grote uitdaging binnen het project lag dan ook niet enkel bij het vernieuwen van een website of applicatie, maar vooral bij het creëren van eenduidige werkprocessen, die voor iedereen in de organisatie passend waren.
Oplossing
Efficiënt beheer en naadloze integratie
Om Huis73 hierbij te ondersteunen heeft Solvy een krachtige, geïntegreerde oplossing ontwikkeld die de diverse bedrijfsprocessen van Huis73 stroomlijnt. Het op Drupal gebaseerde platform combineert een Content Management Systeem (CMS), Enterprise Resource Planning (ERP) en Customer Relationship Management (CRM). Dit resulteert in een efficiënte organisatie, waarbij administratieve lasten worden verlicht en de gebruikerservaring voor zowel medewerkers als bezoekers sterk is verbeterd.
CMS
Een flexibel Multi-Content Management Systeem
Ons op maat gemaakte CMS stelt Huis73 in staat om content eenvoudig te beheren en te publiceren over meerdere websites en sublabels, zonder duplicatie. Medewerkers kunnen activiteiten en evenementen publiceren op verschillende domeinen, met afdelingsspecifieke rechten. Dankzij de flexibele opbouw van pagina's met diverse contentelementen blijft de website dynamisch en overzichtelijk.
Functionaliteiten
Gestroomlijnd activiteitenbeheer
Huis73 organiseert uiteenlopende activiteiten, van eenmalige evenementen tot doorlopende cursussen. Ons systeem ondersteunt dit door:
- Het eenvoudig aanmaken van diverse activiteiten (betaald, gratis, herhalend, etc.).
- Ingebouwd capaciteitsbeheer en leeftijdscontrole.
- Mogelijkheid voor ouders om meerdere kinderen aan hun account te koppelen.
Naadloze ERP en CRM-integratie
Door de integratie van ERP en CRM in één platform worden klantgegevens en cursusadministratie centraal beheerd. Dit zorgt voor een helder overzicht van inschrijvingen, betalingen en deelnemersinformatie, waardoor administratieve taken efficiënter verlopen.
Een op maat gemaakt onderwijsportaal
Voor onderwijsinstellingen hebben we een speciaal portaal ontwikkeld. Hiermee kunnen zij exclusieve cursussen, theatervoorstellingen en materialen reserveren. Dankzij aangepaste toegangsrechten en actuele beschikbaarheidsoverzichten kunnen scholen eenvoudig hun cultuurprogramma’s plannen.
Slimme financiële koppelingen
Financiële processen zijn volledig geautomatiseerd dankzij koppelingen met AFAS en de betaalprovider Buckaroo. Hierdoor kunnen klanten veilig via iDEAL betalen en worden betaalstatussen en facturatie automatisch verwerkt. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
Toegangsbeheer en presentieregistratie
Deelnemers ontvangen een QR-code die eenvoudig gescand kan worden voor toegang en aanwezigheid. Dit voorkomt fraude en stelt organisatoren in staat de opkomst nauwkeurig te monitoren.
Integraties
Bibliotheekintegraties voor een complete ervaring
Huis73 biedt ook bibliotheekdiensten aan. Hiervoor hebben we integraties gerealiseerd met WAAS en OCLC (Single Sign-On). Hierdoor kunnen gebruikers met hun landelijke bibliotheekaccount inloggen en wordt bibliotheekcontent naadloos in de website geïntegreerd.
Met deze innovatieve oplossing beschikt Huis73 over een toekomstbestendig systeem dat activiteitenbeheer, klantbeheer en financiële processen samenbrengt. Dit resulteert in een efficiënte organisatie en een verbeterde ervaring voor zowel medewerkers als bezoekers.
Resultaat
Bekijk het resultaat op: huis73.nl.
Meer weten over onze projecten
