Je binnendienst typt orders uit het B2B portaal opnieuw in het ERP. De prijsafspraken per klant staan in een Excel-lijst naast het systeem. Als dat je dagelijkse praktijk is, is je portaal te klein geworden.
Wat komt ervoor in de plaats? Ons advies: leg standaardplatforms naast je bedrijfsproces en kijk wat ze missen. Die lijst met gaten bepaalt de keuze.
In het kort
- Een B2B portaal is de online omgeving waar je zakelijke klanten zelf bestellen, tegen hun eigen prijzen, gekoppeld aan je ERP.
- Zitten de gaten van een standaardplatform in je prijslogica, je voorraad of je orderstroom, dan is maatwerk de betere keuze.
- Een portaal op maat begint bij €20.000. Een eerste versie die je kunt demonstreren staat er na 4 weken.
Wat is een B2B portaal?
Een B2B portaal (of B2B portal) is een beveiligde online omgeving waar zakelijke klanten zelf bestellen, orders volgen en facturen downloaden. Elke klant ziet het eigen assortiment, de afgesproken prijzen en de actuele voorraad. Het portaal haalt die gegevens uit je ERP en zet de orders daar weer terug.
Welke functies heeft een B2B portaal?
De basis lijkt bij elk portaal op elkaar. In een goed B2B portaal kan je klant:
- bestellen, ook herhaalorders en vaste bestellijsten
- het eigen assortiment zien, met de afgesproken prijzen en kortingen
- actuele voorraad en levertijd per product bekijken
- de status van een order volgen
- facturen, pakbonnen en betaalcondities terugvinden
- met meerdere collega's inloggen onder één bedrijfsaccount, elk met eigen rechten
- een offerte aanvragen voor afwijkende volumes
- documenten downloaden, zoals productbladen en certificaten
- een retour aanmelden
De klanten van Natec bestellen in hun portaal, volgen hun orders, zien prijzen, producten en voorraad, en halen er facturen en verkooprapportages op. Welke functies jij nodig hebt, volgt uit je eigen proces. Begin bij de vragen die je binnendienst nu het vaakst voor klanten afhandelt.
Welke soorten B2B portalen zijn er?
De techniek is grotendeels dezelfde. Het verschil zit in wie er inlogt.
- Klant- of bestelportaal. Zakelijke klanten bestellen en regelen hun administratie. Multi Bier begon hiermee.
- Portaal voor professionals. Vakmensen met een eigen account en eigen voorwaarden, zoals de ProfiPortal van HORNBACH.
- Dealer- of partnerportaal. Wederverkopers zien hun prijzen, productinformatie en orderstatus.
- Leveranciersportaal. Leveranciers delen voorraad, levertijden en orderbevestigingen. Natec heeft een open API waarop ook leveranciers aansluiten.
Vaak groeit één portaal uit tot meerdere van deze rollen. Ontwerp het rechtenmodel daar vanaf het begin op.
Wat levert een B2B portaal op?
Minder handwerk, minder fouten en klanten die bestellen wanneer het hen uitkomt.
Bij Multi Bier kwamen vrijwel alle bestellingen per e-mail of telefoon binnen. De binnendienst voerde ze met de hand in het ERP in, met alle fouten van dien. Inmiddels is meer dan 90% van de klanten aangesloten en loopt ruim 75% van de orders via het portaal, meer dan 200 per week.
Natec bedient zijn installateurs 24/7 via het portaal. De binnendienst houdt tijd voor de uitzonderingen.
Meet het effect vanaf de eerste week: het aandeel orders via het portaal, de tijd per order in de binnendienst en het aantal correcties achteraf.
Wat laat een standaardplatform liggen?
Neem je lastigste processen en houd ze tegen een paar standaardplatforms aan. Kan het platform je prijsmodel aan? Past het rechtenmodel bij je klanten? Is er een onderhouden connector voor je ERP, en wat doet die precies?
Elk "nee" is een gat. Schrijf ze op, met wat het gat je per week kost aan handwerk.
Liggen de gaten aan de rand van je proces, dan kom je met standaard of een uitbreiding een eind. Liggen ze in de kern, in je prijslogica, je voorraad of je orderstroom naar het ERP, dan bepaalt het platform straks hoe je werkt. Dat is het moment voor maatwerk.
Soms zie je de gaten pas na de start. HORNBACH zette zijn ProfiPortal voor zakelijke klanten eerst op met een standaardoplossing. CFO Stephen Smits: "Echter, merkten we al snel dat deze standaardoplossing niet voldeed aan onze wensen." Het nieuwe portaal op maat ging in één weekend live, zonder obstructies.
Reken bij elk platform ook de licentiekosten over meerdere jaren door, en vraag wat er met je aanpassingen gebeurt bij een platformupdate.
Wanneer kies je voor een uitbreiding?
Als het meeste past en de afwijking af te bakenen is: een aparte prijsmodule, een extra koppeling. Laat toetsen of die uitbreiding via ondersteunde interfaces werkt. Aanpassingen diep in de kern van een platform maken van elke update een klus.
Wanneer is maatwerk de betere keuze?
Als je onderscheidende regels door bijna elk onderdeel van het portaal lopen. Drie signalen:
- Je prijs komt uit een berekening. Kostprijs plus een opslag die afhangt van ordervolume, producttype en klantafspraken, met uitzonderingen en afrondingsregels. Reken er een recyclingbijdrage bij die op order en factuur moet terugkomen, en je zit al snel buiten wat je in een standaardplatform kunt instellen.
- Je binnendienst verwerkt portaalorders met de hand. Tel hoeveel orders dat per week zijn en hoeveel tijd het kost. Dat getal is je businesscase.
- Je groei loopt voor op je platform. Elke nieuwe klantgroep of prijsregel wordt een workaround.
| Route | Past wanneer | Toets vooraf |
|---|---|---|
| Standaardplatform | Je kernprocessen passen in de bestaande functies | Licenties, ERP-connector, beperkingen |
| Platform met uitbreidingen | De afwijkingen zijn af te bakenen | Ondersteunde interfaces, updatekosten |
| Maatwerk | Je eigen regels bepalen hoe het portaal werkt | Architectuur, beheer, overdraagbaarheid |
Hoe ging dat bij Natec Sunergy?
Natec is sinds 2004 groothandel in solar. Het eerste klantportaal, gebouwd door een andere partij, paste bij een klein bedrijf. Natec groeide, en het portaal groeide mee in losse aanpassingen.
Commercieel directeur Tim Strengers: "Het werd alsmaar ingewikkelder en er zat totaal geen logica in."
Natec had prijzen en voorraad per klant nodig, plus ruimte om nieuwe functies toe te voegen. Een standaardpakket kon de voorraad en Business Central op die schaal niet aan. Daarom bouwden we een portaal op maat in Laravel, gekoppeld aan Business Central via een ESB.
De belangrijkste keuze zat in de taakverdeling. Business-logica in het portaal verwerkt de orders en verdeelt de voorraad, zodat Business Central alleen schone data binnenkrijgt. Op een piekdag komt alles tegelijk binnen, en het portaal vangt die drukte op voordat ze het ERP raakt.
In twee jaar verdriedubbelde Natec zijn omzet. Het doel voor digitale omzet schoof van 60% naar 100%. Strengers: "Met een standaardoplossing zouden wij al deze ontwikkelingen en veranderingen niet kunnen bijbenen."
Waar let je op bij ERP-integraties op maat?
Leg per gegeven vast welk systeem de baas is. Rekent het ERP de prijs, dan rekent het portaal niet nog een keer. Twee berekeningen lopen vroeg of laat uit elkaar, en dan kan niemand je klant uitleggen waarom de offerte afwijkt.
Het ERP is zelden het enige systeem. Productdata komt vaak uit een PIM, klantgegevens uit een CRM en voorraadlocaties soms uit een WMS. Stel voor elk systeem dezelfde vraag: wat is de bron, en hoe actueel moet het portaal zijn?
Ontwerp ook voor drukte. Business Central weigert verzoeken boven de API-limiet met foutcode 429. [1] Een goede koppeling wacht dan en probeert het opnieuw. Geef elke order een vaste referentie, zodat het ERP een herhaalde verzending herkent en de order niet dubbel aanmaakt. Je klant ziet een heldere status: ontvangen, in verwerking of actie nodig.
Een kant-en-klare connector bespaart ontwikkeltijd. Wij koppelen onder meer met Business Central, SAP Business One, AFAS Profit, Exact Online en Thinkwise, en gebruiken een bestaande connector waar die past. Koppelingen lopen meestal vast op de 20% maatwerk die een standaardconnector niet aankan. Daar begint ons werk.
Wat kost een B2B portaal laten bouwen?
Een B2B portaal op maat begint bij €20.000 voor een eerste versie. Hoeveel het daarboven wordt, volgt uit drie dingen: hoe afwijkend je bedrijfsregels zijn, hoe schoon je data is en hoeveel systemen er aan het portaal hangen. Het aantal schermen zegt weinig.
Begin met één proces dat je volledig digitaal maakt, meestal bestellen. Dan weet je snel of de aanpak werkt en of klanten het gebruiken, voordat je de rest bouwt. Multi Bier pakte het zo aan: het portaal begon bij het bestelproces, dat tot dan toe via e-mail en telefoon liep.
Neem ook de jaren na oplevering mee. Beveiligingsupdates, monitoring en wijzigingen in je ERP kosten elk jaar budget. Zet dat naast de licentiekosten van een standaardplatform.
Spreek af dat code en documentatie van jou zijn en dat een ander team ermee verder kan. Zo blijf je niet vastzitten aan één leverancier, ook niet aan ons.
Hoe we dat aanpakken als je bij ons een B2B portaal laat bouwen, lees je op onze pagina over online portals.
Van gaten naar portaal
Hoe verloopt een B2B portaal-project?
Vijf stappen, van de eerste analyse tot doorontwikkeling na livegang.
Gaten in kaart
We leggen je processen naast standaardplatforms. Wat ontbreekt, wordt de scope voor maatwerk.
MVP in 2 sprints
Na 4 weken staat er een eerste versie die je kunt demonstreren, meestal rond bestellen.
Werkende oplossing
Na ongeveer 4 sprints, oftewel 8 weken, werkt het portaal samen met je ERP. Datamigratie en acceptatie kunnen meer tijd vragen. Wat elke mijlpaal omvat, leggen we per opdracht vast.
Livegang
We gaan live op een moment dat past bij je klanten. HORNBACH ging in één weekend over.
Monitoring en doorontwikkeling
We bewaken uptime, performance en koppelingen, en bouwen verder op wat klanten echt gebruiken.
Hoe werkt Solvy aan een portaal?
Met een compact team en korte lijnen. Jouw product owner zit in het projectteam en brengt de bedrijfspraktijk in. Wij adviseren over de technische uitwerking en zeggen direct wat een keuze doet met budget en planning.
Security zit in elk project vanaf dag 1. We zijn sinds 2023 ISO 27001:2022 gecertificeerd. Elke wijziging wordt door een tweede developer gereviewd voordat die live gaat, en de pipeline scant automatisch op kwetsbaarheden en gelekte secrets. Testomgevingen draaien op geanonimiseerde data.
Test bij elke partij of een klant uitsluitend zijn eigen orders en facturen kan zien. Dat lek staat op nummer 1 in de OWASP API Security Top 10. [2]
Na livegang bewaken we je portaal continu en automatisch: uptime, performance en fouten in de koppelingen. Elk signaal komt bij het team binnen en wordt opgepakt. Ligt een kritiek probleem binnen onze invloed, dan lossen we het binnen 1 werkdag op.
Welke vragen stel je een ontwikkelpartner?
- Hoe lossen jullie onze lastigste prijsregel op?
- Hoe koppelen jullie met ons ERP, en wie onderhoudt die koppeling?
- Van wie zijn de code en de documentatie?
- Hoe wordt een volgende wijziging begroot en getest?
- Wat gebeurt er na livegang als er iets misgaat?
- Hoe is de beveiliging geregeld, en kunnen jullie dat aantonen?
De antwoorden laten zien of een partij meedenkt of alleen uitvoert.
Bronnen
Veelgestelde vragen over B2B portalen
Wat kost een B2B portaal?
Een B2B portaal op maat begint bij €20.000 voor een eerste versie. De uiteindelijke prijs hangt af van je bedrijfsregels, de kwaliteit van je data en het aantal koppelingen. Reken daarnaast op een jaarlijks budget voor beheer en doorontwikkeling.
Hoe lang duurt het om een B2B portaal te laten bouwen?
Voor een afgebakende scope staat er na 2 sprints (4 weken) een MVP die je kunt demonstreren. Een werkende oplossing volgt vaak na 4 sprints (8 weken). Datamigratie en acceptatie kunnen meer tijd vragen.
Wat is het verschil tussen een B2B portaal en een klantportaal?
De begrippen overlappen. Klantportaal zegt wie de gebruiker is, B2B zegt dat het om zakelijke relaties gaat. Een B2B portaal kan ook dealers of leveranciers bedienen. Kies de functies op basis van wie inlogt en wat die persoon moet kunnen doen.
Wat is het verschil tussen een B2B portaal en een B2B webshop?
Een B2B webshop is gebouwd om te verkopen, vaak ook aan nieuwe klanten. Een B2B portaal bedient bestaande klantrelaties achter een login, met eigen prijzen, eigen assortiment, orderhistorie en facturen. Veel portalen hebben een bestelmodule die werkt als een webshop, dus de grens is vaag.
Kan een B2B portaal koppelen met mijn ERP?
Meestal wel. We koppelen onder meer met Business Central, SAP Business One, AFAS Profit, Exact Online en Thinkwise, en met CRM-, PIM- en WMS-systemen. Waar een bestaande connector past, gebruiken we die.
Zit ik vast aan Solvy als ik voor maatwerk kies?
Dat hoeft niet. Leg vast dat je toegang hebt tot de code en de documentatie, zodat een ander team verder kan. We bouwen op gangbare open-source frameworks zoals Laravel en Drupal, waar veel ontwikkelaars mee werken.
Hoe veilig is een B2B portaal van Solvy?
Security is de basis van elk project. We zijn ISO 27001:2022 gecertificeerd, elke wijziging wordt door een tweede developer gereviewd, de pipeline scant automatisch op kwetsbaarheden en testomgevingen draaien op geanonimiseerde data. Na livegang bewaken we het portaal continu.
