Waarom staat of valt een portaal met de koppeling eronder?
Aan de buitenkant lijken de meeste portals op elkaar. Het verschil zit in wat je niet ziet: de koppelingen met je achterliggende systemen. En daar gaat het vaak mis. De site zegt dat iets op voorraad is terwijl het magazijn allang nee verkoopt, of een klant ziet zijn eigen prijsafspraken niet terug. Vaak eindigt het bij iemand op kantoor die elke bestelling met de hand overtikt in het ERP, omdat de twee systemen nooit echt met elkaar zijn gaan praten.
Dat is precies het werk waar wij energie van krijgen. We bouwen de schermen én de koppelingen met de systemen erachter, zodat alles met live data draait en die dubbele invoer gewoon verdwijnt.
Een platform, veel verschijningsvormen
Welk type portaal past bij jouw organisatie?
Elke organisatie noemt het anders: klantportaal, dealerportaal, self-service of mijn-omgeving. Onder de motorkap draait het om hetzelfde. Mensen veilig toegang geven tot precies de informatie en acties die ze nodig hebben. Dit zijn de portals waar we het vaakst aan bouwen.
B2B-bestelportaal
Zakelijke klanten bestellen zelf, met hun eigen prijzen, kortingen en bestelhistorie. Gekoppeld aan je ERP, zodat voorraad en levertijden altijd kloppen.
Self-service klantportaal
Een plek waar klanten hun gegevens, contracten, facturen en aanvragen beheren. Dat scheelt je binnendienst telefoontjes en mailtjes.
Dealer- en partnerportaal
Geef dealers, resellers en partners toegang tot productinformatie, marketingmateriaal en orders. Iedereen werkt met dezelfde, actuele data.
Portaal voor buitendienst en monteurs
Je team in het veld ziet klantgegevens, werkorders en voorraad op elk apparaat. Ook offline, met synchronisatie zodra er weer verbinding is.
Leveranciers- en inkoopportaal
Laat leveranciers zelf orders, leveringen en documenten aanleveren. Dat scheelt handwerk en houdt je inkoopproces overzichtelijk.
Klant- en ledenomgeving
Een beveiligde mijn-omgeving voor klanten, leden of abonnees, met persoonlijke content en zelfbediening. Van inschrijving tot facturatie.
Hoe koppelt een portaal aan je ERP, CRM en voorraad?
De meeste portals die wij bouwen praten met een ERP of CRM. We hebben koppelingen gebouwd met onder andere Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Exact Online en AFAS Profit, plus PIM-, WMS- en voorraadsystemen.
Zo'n koppeling zorgt dat producten, prijzen en voorraad automatisch je portaal in komen, en dat orders meteen de andere kant op gaan naar je back office. We bepalen samen wat live moet kloppen en wat prima elke nacht kan bijwerken. En we houden rekening met het moment dat een systeem even uit de lucht is: een order blijft dan in de wachtrij staan en wordt verwerkt zodra de verbinding terug is, zodat er niets tussen wal en schip valt.
Zo bouwden we voor biergroothandel Multi Bier een B2B-klantportaal waar klanten 24/7 bij het assortiment, hun facturen en betalingen kunnen. En het Quecom-platform van Amacom geeft afnemers doorlopend toegang tot ruim 20.000 producten, met voorraadstanden die live uit de achterliggende systemen komen.
Beveiliging zit er vanaf het begin in. Solvy is sinds 2023 ISO 27001 gecertificeerd en behandelt elke API die we openzetten als iets om te beschermen, of een klant er nu om vraagt of niet.
In de praktijk betekent dat rollen en rechten per gebruiker, versleutelde verbindingen, logging van wie wat doet en automatische updates van frameworks en libraries. Zo blijft een portaal ook over twee jaar nog veilig, zonder dat iemand er constant naar hoeft om te kijken.
Waarom Solvy voor jouw portaal?
Een standaard klantportaal is snel geregeld, tot je merkt dat het jouw prijsafspraken, assortiment of workflow net niet aankan. Wij bouwen portals om jouw proces heen, met de koppelingen erbij: het hele pad van UI tot ERP in één hand.
Een portaal wordt na livegang onderdeel van de dagelijkse operatie van je klanten, en dat vraagt om een partner die blijft. Het portaal van HORNBACH draait zo al 6 jaar, en onze samenwerking met Amacom loopt al 10 jaar.
En omdat je klanten er met hun gegevens en bestellingen in werken, is security op elk portaal de basis: ISO 27001:2022-gecertificeerd, sinds 2023.
Van proces naar portaal
Hoe pakken we een portaalproject aan?
Of een portaalproject slaagt, wordt vroeg bepaald: bij hoe goed we je proces begrijpen. Wie gebruikt het straks, welke stappen doorlopen ze, en waar loopt het nu vast? Pas als dat scherp is, kiezen we techniek en koppelingen. Die volgorde bepaalt of je portaal blijft liggen of elke dag gebruikt wordt.
Eerst begrijpen, dan bouwen
We beginnen bij je proces. Wie gaat het gebruiken en welke systemen moeten meepraten? Vaak starten we met een proof of concept om de koppelingen en de grootste risico's vroeg in beeld te brengen.
Architectuur en koppelingen
We kiezen de techniek die bij je vraag past en ontwerpen de koppelingen met je back office. Hier bepalen we hoe data heen en weer stroomt, en wat er gebeurt als een systeem even niet bereikbaar is.
Bouwen in korte iteraties
Je ziet elke paar weken werkende software. Zo stuur je onderweg bij en weet je precies waar je geld naartoe gaat.
Live, en daarna verder
Verantwoordelijkheid stopt niet bij oplevering. We blijven beheren, monitoren en doorontwikkelen, vaak in een langere samenwerking. Een portaal dat dagelijks gebruikt wordt, blijft meegroeien met je organisatie.
Online portals in de praktijk
Veelgestelde vragen over online portals
Kunnen jullie koppelen aan ons bestaande ERP of CRM?
Meestal wel. We hebben koppelingen gebouwd met onder andere Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Exact Online en AFAS Profit. Heeft je systeem een API of een andere manier om data uit te wisselen, dan sluiten we er een portaal op aan. Zo niet, dan zeggen we dat eerlijk en denken we mee over een alternatief.
Hoe veilig is zo'n portaal?
Beveiliging is bij ons standaard, op elk project. We zijn ISO 27001 gecertificeerd, automatiseren ons updatebeleid en behandelen elke koppeling als iets om te beschermen. Denk aan rollen en rechten per gebruiker, veilige authenticatie en logging van wat er gebeurt.
Hoe lang duurt het voordat we live zijn?
Dat hangt af van de koppelingen en de omvang. Een eerste werkende versie staat vaak binnen enkele maanden. We knippen het werk op in stukken die op zichzelf al waarde opleveren, zodat je niet een jaar op resultaat hoeft te wachten.
Van wie is de code en het platform?
Van jou. We bouwen op open source waar het kan en leveren de code en kennis zo op dat je niet aan ons vastzit. We werken graag langdurig samen, en je kunt op elk moment met je code en kennis bij een ander verder.
Wat kost een online portaal?
De koppelingen en jouw specifieke processen bepalen de investering, meer dan het aantal schermen. We beginnen daarom met een afgebakende eerste versie die het kernproces draagt, zodat het portaal zich kan bewijzen voordat je doorbouwt. In een scopinggesprek geven we je een eerlijke bandbreedte.
Wat gebeurt er na de livegang?
Dan wordt het portaal onderdeel van de dagelijkse operatie van je klanten, en dat vraagt om blijvende aandacht. We monitoren, onderhouden de koppelingen en ontwikkelen door. Zo draait het portaal van HORNBACH inmiddels al 6 jaar.
We weten nog niet precies wat we nodig hebben. Kunnen jullie helpen?
Ja. Vaak beginnen we met een korte ontdekfase of een proof of concept. We brengen je proces en systemen in kaart, vinden de plek met de meeste winst en maken daar iets werkends. Soms is de uitkomst dat je beter iets kunt aanpassen dan helemaal nieuw bouwen.
Wat levert een goed portaal je op?
Een portaal dat je klanten echt gebruiken, omdat het sneller werkt dan bellen of mailen. Ze bestellen, zoeken iets op of regelen een aanvraag op het moment dat het hun uitkomt, ook buiten kantoortijd.
Voor je binnendienst betekent dat minder handwerk. Data wordt één keer ingevoerd en klopt overal, dus minder fouten en minder telefoontjes met de vraag waar een order blijft. Je mensen houden tijd over voor het werk waar ze echt het verschil maken.
En je bouwt aan een fundament dat meegroeit. Dat fundament zetten we neer met Laravel, Symfony of Drupal, afhankelijk van je systeemlandschap en waar je heen wilt. Volgend jaar zet je er een nieuwe doelgroep of dienst op zonder opnieuw te beginnen, en onderweg zie je precies hoe klanten het gebruiken. Daardoor wordt elke volgende stap makkelijker dan de vorige.